Continutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu pozitia oficiala a Uniunii Europene sau a Guvernului Romaniei.

Acest site este cofinantat din Fondul Social European prin Programul Operational Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007-2013.

A1. Managementul proiectului (S+P1+P2+P3+P4) –L1–10.

A1.1. Alcatuirea echipei de management si a echipei de implementare – L1

Este intrunita echipa de management si echipa expertilor de implementare, sunt intocmite documente de personal, sunt transmise atributiile specifice posturilor. Sunt realizate regulamentele, metodologiile, procedurile de lucru pentru organizarea si functionarea proiectului si pentru stabilirea limitelor in implementarea activitatilor. Se vor stabili roluri şi sarcini fiecărui membru al echipei de implementare, proceduri de raportare, monitorizare şi evaluare, comunicare între parteneri, achizitii, etc.

Rezultate:

  • R1:1 echipa de management constituita;
  • R2:1 echipa de Implementare constituita;
  • R3:1 documente de personal si atribuitii realizate.

A1.2. Activitati de monitorizare si suport in procesul de implementare – L1-L10

Activitatile de suport sunt activitati permanente ce vizeaza domeniile: financiar, contabil, juridic, expertiza contabila si audit, RU, secretariat, recrutarea expertilor, etc.

Rezultate:

  • R4:1 procedura de implementare;
  • R5:1 plan de implementare;
  • R6:1 plan de monitorizare si evaluare activitati,
  • R7:1 plan de management financiar si documentatia aferenta.

A1.3. Activitati de management de proiect – L1-L10

Sunt activitati realizate de echipa de management pentru atingerea rezultatelor propuse si a indicatorilor de program. Coordonarea efectiva a personalului si a activitatilor (sedinte, intalniri de lucru,comunicari).

Rezultate:

  • R8:4 cereri de rambursare depuse in grafic;
  • R9:4 rapoarte de audit aferente cererilor de rambursare.

A1.4 Achizitii publice – L1-L10

Intocmirea dosarelor pentru achizitia de bunuri si servicii prevazute in proiect si organizarea procedurilor specifice cu respectarea prevederilor legale si contractuale in vigoare. Stabilirea necesarului si a graficului de achizitii. Realizarea procedurilor de selectie, conform legislatiei (licitatie/achizitie directa, etc).

Rezultate:

  • R10:1 plan de achizitii intocmit;
  • R11: 10 dosare de documentatii pentru achizitiile proiectului;
  • R12: 10 rapoarte de achizitie.

Acesta activitate, prin rezultatele pe care le genereaza contribuie la atingerea obiectivelor OS1, OS2, OS3 si a tuturor indicatorilor.

A2. Elaborare studii si proceduri – L1-L10

A 2.1. Elaborare studiu cu privire la modalitatea de organizare a SPO pentru S, P1, P2: L1, L5-L6

Analiza structurilor SPO si a modului de organiz a acestora si docum fluxului intern de lucru.

Rezultate:

  • R1:3 studii cu privire la organizarea SPO

A.2.2. Elaborare proceduri de lucru SPO folosind instrumente informatice de gestiune arhive electronice – L2-L3; L5-L6

Documente, proceduri de lucru si fluxuri de docum in cadrul SPO.

Rezultate:

  • R2:3 procedura de lucru.

A.2.3. Diseminare proceduri – L3, L5-L6

Diseminarea expertizei și a bunelor practici privind procedurile de lucru prin intermediul unor workshop-uri destinate personalului propriu.

Rezultate:

  • R3:3 workshopuri de prezentare proceduri.

A.2.4. Actualizare continuua proceduri – (L4-10)

Actualiz procedurilor de lucru pe toata durata de implementare a proiectului in vederea imbunatatirii calitatii serviciilor SPO.

Rezultate:

  • R4:3 proceduri actualizate.

Aceasta activitate, prin rezultatele pe care le genereaza contribuie la atingerea obiectivelor OS1 si a indicatorilor Nr agentii ocupare sprijinite–3;Nr agentii ocupare care furnizeaza servicii self-service – 3;Nr proiecte care sprijina intarirea capacitatii SPO – 3;Nr studii, analize, rapoarte, strategii – SPO-3;Grad satisfactie clienti SPO-9.

A3. Dezvoltarea si implementarea de instrumente informatice pentru modernizarea fiecarui SPO – L1-L10

A3.1.Documentare tehnica si stabilirea parametrilor tehnici minimi ce trebuie sa fie regasiti la echipamentele, bunurile si serviciile achizitionate/subcontractate – L1-L2;

Rezultate:

  • R1:10 rapoarte de documentare.

A3.2. Implementarea si testarea unei solutii de arhivare electronica cu subcomponente de afisare publica securizata a informatiilor, in fiecare SPO – L3-L6

Solutia de arhivare electronica va fi accesibilă, in mod securizat, prin intermediul unui browser web si va permite administrarea documentelor organizației pe parcursul întregii lor durate de viaţă, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor. Solutia va asigura cadrul organizațional pentru consultarea rapida a documentelor din arhiva imbunatatind astfel performantele SPO si crescand gradul de satisfactie a clientilor acestuia. Solutia va permite scanarea tuturor documentelor și transmiterea electronică a acestora pe baza unor fluxuri de lucru prestabilite sau ad-hoc in cadrul arhivei electronice, indexarea si arhivarea acestora.

 

Rezultate:

  • R2:3 solutii de arhivare electronica cu subcomponente de afisare publica securizata a informatiilor implementate si testate;
  • R3:3 Rapoarte de punere in functiune a solutiilor de arhivare.

A3.3.Dezvoltarea si testarea de solutii personalizate de tip info-chiosc pentru clientii fiecarui SPO, inclusiv acces la informatiile personale din arhiva si imprimarea acestora: -L3-L6

 

Rezultate:

  • R4:3 solutii personalizate de tip info-chiosc pentru clientii SPO;
  • R5:3 Rapoarte de punere in functiune a solutiilor personalizate de tip infochiosc;
  • R6:3 infrastructuri hardware si software instalate;
  • R7:3 Rapoarte de punere in functiune a infrastructurilor hardware si software.

A3.4 Instruirea personalului SPO in vederea utilizarii si administrarii sistemelor informatice achizitionate: L4-L6

Solutia de tip infochiosc va asigura administrarea și distribuirea conținutului afișat pe terminalele informative. Prin intermediul solutiei de tip infochiosc entitati precum angajatori si PCLM vor putea accesa dosarele proprii si informatiile inregistrate la AJOFM. De asemenea solutia va permite cetatenilor imprimarea acestor informatii prin intermediul terminalului informativ (infochiosc).

Rezultatele:

  • R8: 21 persoane instruire.

A.3.5. Evaluarea gradului de satisfactie al clientilor fiecarui SPO: L6-L10

Evaluarea va fi realiz prin intermediul unor chestionare de satisfactie aplicate unui eșantion reprezentativ din clientii celor 3 SPO-uri.

Rezultate:

  • R9:3 studii statistice.

Acesta activitate, prin rezultatele pe care le genereaza contribuie la atingerea obiectivului OS2 si indicatorilor Nr agentii ocupare sprijinite–3;Nr agentii ocupare care furnizeaza servicii self-service – 3;Nr proiecte care sprijina intarirea capacitatii SPO – 3;Grad satisfactie clienti SPO-9

A.4. Scanare si arhivare electronica – L1-L10

A.4.1 Inventariere arhive fizice – L1-L10

In cadrul acestei activitati se vor realiza inventarierea dosarelor fizice, organiz acestora si alcatuirea unui opis pentru fiecare dosar in parte. Se vor organiza toate dosarele si documentele aferente perioadei stabilite.

Rezultate:

  • R1:42000 dosare organizate.

A.4.2 Scanare si arhivare electronica documente clienti SPO – L4-L10

In cadrul acestei etape vor fi scanate si arhivate electronic documentele clientilor SPO pentru perioada stabilita de comum acord intre P1, P2 si S.

Rezultate:

  • R2:42000 dosare scanate si arhivate electronic.

A.4.3 Indexare si incarcare documente in solutia de arhivare electonica – L4-L10

Toate docum scanate vor fi indexate si incarcate in solutia de arhivare electronica. Vor fi stabilite reguli pe documente si pe fluxurile de documente create.

Rezultate:

  • R3:42000 documente indexate si incarcate in solutia de arhivare electronica.

Aceasta activitate, prin rezultatele pe care le genereaza contribuie la atingerea obiectivelor OS2 si indicatorii Nr agentii de ocupare sprijinite-3;Nr agentii ocupare care furnizeaza servicii self-service-3;Nr proiecte care sprijina intarirea capacit SPO-3;Grad de satisf a clientilor SPO-9.

A5. Informare si promovare proiect – L1-L10

A.5.1. Organizare conferinte de lansare si inchidere proiect – L1-L2; L9-L10

Scopul conferintelor este mediatizarea scopului si obiectivelor propuse si a rezultatelor asteptate si obtinute in cadrul proiectului.

Rezultate:

  • R1: 2 conferinte lansare/inchidere proiect.

A.5.2. Dezvoltare si administrare website proiect – L1-L10

Website-ul proiectului va avea rolul de informare si diseminare informatii relevante si promovarea a proiectului.

Rezultate:

  • R2:1 website proiect si administrare.

A.5.3. Dezvoltare si productie materiale de promovare proiect – L1-L5

Documentele, realizare text si concept grafic: pliante, roll-upuri, anunturi de presa, afise, panotaj, campanie online, caravana – materialele vor avea un concept comun dar vor fi diferite ca si continut, pentru a respecta specificul regiunii si al judetului.

Rezultate:

  • R3:180000 pliante;
  • R4:9roll-upuri;
  • R5:3000 de afise;
  • R6:300 mape;
  • R7:300 block notes;
  • R8:300 brosuri proiect;
  • R9:300 pixuri.

A.5.4. Derulare campanie de informare proiect – L6-L10

Comunicate de presa vor fi realizate la finalizarea unor etape importante in implementarea proiectului. Conferinte de presa: vor fi realizate in toate regiunile in care este implementat proiectul, in scopul transparentizarii modalitatii de utilizare a finantarii pentru atingerea indicatorilor, promovarii activitatilor proiectului si prezentarii rezultatelor proiectului. Anunturi in presa scrisa locala, vor fi emise si vor contine o informare succinta asupra obiectivelor si activitatilor proiectului. Afisaj stradal de mari dimensiuni prin panouri publicit tip outdoor (OOH)–60 panouri in cele 3 regiuni de implementare, mentinute pe o perioada de 3 luni. Campanie online prin afisare de webbanere (5 milioane afisari) pe site-uri de profil relevante categoriilor de clienti SPO vizati, in vederea diseminarii informatiilor despre proiect. Caravana de diseminare a beneficiilor proiectului in randul clientilor SPO – se vor organiza in fiecare dintre cele 3 regiuni de implementare acoperite, respectiv in cate 10 localitati din fiecare dintre judetele din care provin cele 3 agentii de ocupare partenere. In timpul evenimentelor de diseminare derulate sub forma unei caravane, se vor distribui materiale de informare si se vor putea organiza sesiuni publice de informare directa cu clientii SPO (persoane in cautarea unui loc de munca, someri, angajatori, etc) in vederea comunicarii mai eficiente a facilitatilor furnizate de dotarile si know-how-ul acumulat prin proiect.

Rezultate:

  • R10:3 caravane;
  • R11:1 campanie online;
  • R12:60 panotaje stradale;
  • R13:15 anunturi de presa.

Acesta activitate, prin rezultatele pe care le genereaza contribuie la atingerea obiectivelor OS3, indicatorul Nr evenimente de comunicare si promovare la nivel judetean-SPO-5.